Elektronische Kalender im Job: Was darf der Chef – und was nicht?

Heutzutage ist es in vielen Unternehmen üblich, dass digitale Kalender geführt werden, in denen für alle einsehbar ist, wer anwesend ist, wann welche Meetings stattfinden und wer gerade auf Geschäftsreise oder krank ist.
Allerdings: Was darf hier für jeden sichtbar gezeigt werden – und was nicht?
Und wie sieht es mit privaten Einträgen aus? Hier dazu nun einige Antworten.

Bei Abwesenheit: Nur neutrale Einträge erlaubt

In vielen Behörden und Firmen werden Abwesenheitsvermerke in digitalen Kalendern geführt, die für alle Mitarbeiter einsehbar sind. Dort kann man häufig auch einsehen, ob der abwesende Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist.
Dies ist auch häufig im öffentlichen Dienst der Fall. Allerdings ist es hier nicht erlaubt –

was gesetzlich geregelt ist, beispielsweise im hessischen Datenschutzgesetz (HDSG): Im Paragraph 34, Absatz 1 ist Folgendes dazu vermerkt: „Der Dienstherr oder Arbeitgeber darf Daten seiner Beschäftigten nur dann verarbeiten, wenn dies zur Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses oder zur Durchführung innerdienstlicher planerischer, organisatorischer, sozialer und personeller Maßnahmen erforderlich ist.“
Grundsätzlich ist das Führen eines Abwesenheitskalenders in Behörden und Unternehmen eine planerische und organisatorische Notwendigkeit, und das Bekanntmachen von An- und Abwesenheitszeiten somit unabdingbar.
Allerdings reicht es, wenn hier eine Formulierung wie „Im Hause“ oder „Nicht im Hause“ benutzt wird. Diese reicht vollauf, um die „Durchführung innerdienstlicher planerischer, organisatorischer, sozialer und personeller Maßnahmen“ zu gewährleisten.
Darüber hinausgehende Informationen, etwa ob der betreffende Mitarbeiter im Urlaub ist oder krankgeschrieben ist, sind dazu nicht erforderlich – und daher auch nicht zulässig.

Privat ist nicht unbedingt Privat – bei Fehlverhalten

Andererseits gibt es bestimmte Fälle im Arbeitsrecht, bei denen selbst private Einträge im Firmenkalender vom Arbeitgeber unter bestimmten Umständen eingesehen werden dürfen und in Folge sogar eine Kündigung trotz Arbeitnehmerdatenschutz rechtfertigen, wie es die anwaltskanzlei-online.de hier beschreibt.

Einer leitenden Angestellten war in leitender Funktion bereits ordentlich gekündigt worden. Während des folgenden Kündigungsschutzverfahrens wurde ihr dann auch noch fristlos gekündigt, mit der Begründung, dass sie im Kalender angegeben hatte, Dienstreisen zu tätigen – und während der angegebenen Zeit aber auch private Termine wahrgenommen hatte.
Auf die Spur war ihr der Arbeitgeber gekommen, weil er die von ihr im Firmenkalender eingetragenen Termine nach Absprache mit dem Betriebsrat eingesehen hatte – und dort auf die privaten Termine stieß.
Als der Fall vors Gericht ging, stellte dieses bei seiner Entscheidung fest, dass der Arbeitgeber zwar datenschutzrechtlich unrechtmäßig gehandelt hatte, aber der Verstoß der leitenden Angestellten wog für das Gericht schwerer – sie gaben dem Arbeitgeber recht, die fristlose Kündigung war gerechtfertigt.
Das Urteil ist allerdings noch nicht rechtskräftig und an die nächste Instanz – das Bundesarbeitsgericht – weitergeleitet worden.

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